Dipendenti

La pagina Dipendenti è l’anagrafica del personale della sede scelta. Crearli, importarli e modificarli spetta ai manager; i coordinatori consultano le schede, aggiungono desiderata e collegano i colleghi al bot.

L’elenco

I filtri Cerca (nome, matricola o ruolo), Reparto, Telegram e Stato si applicano con Applica e si azzerano con Azzera. Per ogni persona due badge riassumono la situazione:

• Telegram: Collegato, Non invitato, Invito attivo (link mandato, non ancora usato) o Invito scaduto.
• Stato: Attivo, Sospeso o Cancellato (rapporto cessato).

Aggiungere dipendenti

Uno alla volta

Nuovo dipendente apre il modulo: nome e cognome, ruolo, ore settimanali, livello di esperienza, tipo di orario, contratto, date di assunzione e cessazione, reparti e competenze. La matricola si genera da sola. Le date del rapporto contano: il generatore non assegna turni prima dell’assunzione né dopo la cessazione.

Da un file CSV

Import massivo da CSV accetta un file fino a 1 MB, separato da virgole o punti e virgola. Servono almeno le colonne Nome e Ruolo; sono riconosciute anche Seniority, Tipo contratto, Ore settimanali, Data assunzione, Data cessazione, Reparto e Matricola. Più reparti nella stessa cella si separano con |. I nomi già presenti vengono saltati, e il riepilogo dice quante righe sono entrate e quante hanno avvisi.

Collegare i dipendenti al bot

Telegram non permette a un bot di scrivere per primo: il dipendente deve aprire un link personale. Il link lo generate voi e glielo fate avere voi (email, SMS, WhatsApp, bacheca).

Per una persona

1. Aprite la sua scheda, tab Conversazione: finché non è collegata compare Attiva Telegram.
2. Genera link invito, poi Copia link invito.
3. Mandate il link alla persona. Quando preme Avvia nel bot, il badge diventa Collegato.

Per molte persone

1. Nell’elenco aprite Inviti Telegram massivi: ci sono gli attivi non ancora collegati della sede.
2. Selezionate le persone (o Seleziona tutti) e premete Genera i link selezionati.
3. Salvate i link con Copia tutti o Scarica CSV: nome, matricola, link e scadenza.

La scheda del dipendente

In testa nome, stato Telegram e stato del rapporto; sotto quattro tab:

• Turni — i turni della persona per settimana o per mese, con lo storico.
• Conversazione — la chat con il bot, in tempo reale, e la presa di controllo (Intervenire nella conversazione).
• Sostituzioni — le richieste che la persona ha segnalato, con i candidati.
• Anagrafica — dati, stato, vincoli HR, desiderata e riepilogo Telegram.

Il menu Azioni raccoglie calendario (export, link, rotazione, revoca), Telegram e onboarding (nuovo invito, scollegamento, azzeramento), le funzioni GDPR e l’eliminazione.

Attivo, sospeso, cancellato

Lo stato lo cambia un manager da Anagrafica → Modifica anagrafica:

La sospensione è per le assenze senza data certa di rientro: si indica il motivo (malattia, infortunio, maternità o congedo parentale, ferie prolungate, aspettativa, altro), il rientro previsto — solo come promemoria — e una nota. Le sospensioni compaiono anche in Assenze.

Vincoli HR e prescrizioni

Visibili e modificabili solo dai manager. Ogni vincolo ha un tipo — esonero dal turno notturno, limitazione di fascia oraria, riduzione delle ore settimanali, altro — un periodo di validità (dal / al) e una nota. Aggiungi vincolo lo salva. Il generatore e i sostituti ne vedono solo l’effetto, mai il motivo.

Desiderata

Anche i coordinatori possono aggiungerli. Un desiderata dice se la persona preferisce o evita un turno (o qualsiasi turno), ogni settimana in un giorno fisso oppure in una data precisa. Si salva con Aggiungi desiderata.

Il generatore li rispetta quando può: un desiderata vale un turno di vantaggio ma non supera mai una regola, e se due richieste si contendono lo stesso turno ne vince una sola. Dopo averne aggiunti, rigenerate la bozza.

Eliminare o anonimizzare

• Elimina dipendente disattiva la persona: sparisce dagli elenchi, perde il collegamento a Telegram e non viene più proposta. I turni già assegnati vanno ricontrollati a mano.
• Esporta dati personali (GDPR) e Cancella dati personali (GDPR), solo per i manager, servono alle richieste dell’interessato. La cancellazione anonimizza la scheda e non si può annullare.