Come funziona una sostituzione

Una sostituzione nasce quando qualcuno non può coprire un turno già assegnato. Turnio fa il lavoro ripetitivo — capire quale turno, cercare chi può coprirlo, contattarlo — e lascia la decisione al coordinatore.

Il flusso in quattro passi

1. Il dipendente segnala. Scrive al bot con parole sue, per esempio «domani sono malata, non riesco a fare il mattino». Il bot conferma indicando il turno che ha riconosciuto; se è sbagliato, il dipendente lo corregge scrivendo di nuovo.
2. Turnio cerca i sostituti. In Sostituzioni compare la richiesta con motivo e priorità e, dopo pochi secondi, Sostituti disponibili: ogni candidato ha un punteggio da 0 a 100 e il primo è Consigliato.
3. Il coordinatore decide. Si apre la finestra di approvazione, 15 minuti salvo diversa impostazione.
4. Il bot contatta e assegna. Scrive a un candidato alla volta, con i pulsanti Sì, disponibile e No, non posso. Con un no, o senza risposta entro 30 minuti, passa al successivo. Al primo sì il turno è assegnato, il tabellone si aggiorna e chi aveva segnalato riceve «Copertura trovata».

Le scelte durante la finestra di approvazione

La pagina Sostituzioni

La pagina si aggiorna da sola ogni 15 secondi. Le richieste sono divise in quattro tab:

• Scaduti — hanno superato la scadenza senza copertura: vanno guardate per prime.
• Da gestire — aspettano la vostra approvazione.
• In corso — Turnio sta cercando o contattando i candidati.
• Archivio — richieste chiuse.

Ordina per mette in testa le più urgenti (Urgenza), le più vicine alla scadenza (Scadenza) o le più recenti (Segnalazione). Ogni scheda mostra il turno, il reparto, quante persone ci sono rispetto a quelle richieste, chi ha segnalato e perché, e la scadenza («entro …», in rosso se superata). Sotto i primi tre candidati, Altri candidati apre il resto dell’elenco.

Gli stati di una richiesta

Nella scheda del dipendente gli stessi stati compaiono con parole più estese («Candidati trovati», «Contatto in corso», «Non risolto»).

Aprire una richiesta a mano

Per una segnalazione arrivata per telefono o di persona:

1. Premete Nuova richiesta e cercate il dipendente, con l’intervallo di date.
2. Scegliete il Turno da coprire.
3. Indicate motivo (Malattia, Personale, Altro), priorità (da Bassa a Urgente) e, se serve, una nota.
4. Apri la richiesta: la ricerca dei sostituti parte subito, come per una segnalazione da Telegram.

Casi particolari

Nessuno accetta

Se tutti rifiutano o nessuno risponde, la richiesta passa a Fallito e chi aveva segnalato viene avvisato che interverrà il responsabile. Nella scheda compare Nessun sostituto trovato con Assegna al turno per scegliere a mano. Una richiesta mai coperta si chiude da sola dopo 72 ore (regolabile).

Candidati senza Telegram

Chi non ha collegato il bot o non ha finito l’onboarding resta comunque in elenco, con il badge Contatto manuale: il bot non può scrivergli. Lo sentite voi e chiudete con Conferma copertura.

Azioni avanzate

Sulle richieste aperte, in fondo alla scheda:

• Rigenera ranking — ricalcola i candidati, per esempio dopo aver registrato un’assenza.
• Contatta candidati — avvia subito i contatti.
• Avvia pipeline completa — rifà tutto il percorso dall’inizio.
• Ferma pipeline AI — ferma il lavoro automatico su questa sola richiesta.
• Risolvi manualmente — segna la richiesta come risolta.
• Annulla richiesta — la ritira.

Intervenire nella conversazione

Dalla scheda del dipendente, tab Conversazione, vedete la chat con il bot in tempo reale. Con Prendi controllo l’agente tace e potete scrivere voi; con Affida all’agente gli restituite la conversazione. Se restate inattivi a lungo (di norma due ore) la conversazione torna all’agente da sola.